Betriebskosten/ Rückzahlung Kaution

Hallo liebe Community, ich hoffe auf euer Schwarmwissen. Vielleicht kennt sich jemand aus:

Wir haben letztes Jahr zum 30.4.20 gekündigt, es zeigten sich ein paar Mängel die behoben wurden, aber zum Beispiel den Austausch einer Fliese überließen wir der Verwaltung natürlich mit der Bedingung, dass wie dafür aufkommen. Ok soweit.
Die Betriebskosten kamen immer spät, so 1-2monate vor Endes des Mietjahres. Und auch jetzt steht die Abrechnung von letzten Jahr noch aus. Nagut, haben ja quasi noch bis Ende März Zeit.

Aber wie verhält sich das mit der Kaution. Die steht auch noch aus. Mir wurde erst gesagt, so lange die Betriebskosten Abrechnung noch aussteht, sei es ok die Kaution einzubehalten. Im November fragte ich nach dem Bearbeitungsstand und wurde vertröstet..dann im Janaur/ Februar erneut. Es wurde mir mitgeteilt, dass die Kaution noch nicht zurück gezahlt werden könne, da die Mängel noch nicht behoben wurden in der Wohnung
Welche Vermietung lässt eine Wohnung so lange leer stehen...
Nun ja mir wurde angeboten ein Teil de Kaution ausgezahlt zu bekommen, ich stimmte zu, aber dann hieß es, man müsse sich erst einen Kostenvoranschlag für die anfallende Repatur einholen..

Hat jemand Erfahrung, ist das in Ordnung so?
Danke fürs lesen