2. Tag im neuen Job und in 4 Wo. soll ich alles können - HILFE!!

Hallo Zusammen,

ich habe heute meinen 2. Arbeitstag nach Elternzeit im neuen Job bzw. neuen Unternehmen hinter mich gebracht. So weit, so gut! #schwitz ...

Es ist ein völlig neues Aufgabengebiet und wirklich ganz neuer Job für mich. Einer, der es wirklich in sich hat. Ich arbeite als Sekretärin der Geschäftsführung in einer sehr großen Klinik (2 Krankenhäuser unter einem Dach) und da ist der Schreibtisch eigentlich immer voll. Meine Kollegin, die mich einarbeiten soll, ist wirklich sehr nett und ich bin davon überzeugt, dass es schon gut klappen wird. Problem ist aber, dass eben diese Kollegin in knapp vier Wochen für zwei Wochen in Urlaub fahren wird und ich dann das Büro mit allen Belangen allein wuppen soll #schock! Klingt erstmal nicht so dramatisch, aber ich bin wirklich von Krethi bis Plethi mit ALLEN Dingen beschäftigt: Vom Kaffeekochen bis Sitzungsbegleitung, von Protokollieren bis Einschätzungen, welche Dokumente/Telefonate der Chef bekommt, welche nicht, von Zusortierungen diversester Unterlagen in diverseste Ordner mit Abkürzungen, die ich erstmal in meinen Schädel prügeln muss, Postverteilung, Terminierungen, Koordinierungen, Materialbestellungen usw. usw. usw. Ehrlich - ich habe wahnsinnige Bedenken, dass ich das in nur vier Wochen in Eigenregie packen werde #schwitz. Und eben dies habe ich auch meiner Kollegin gesagt. Sie meinte lediglich: "Ach, das wird schon klappen, machen Sie sich keine Gedanken." Aber natürlich MACHE ich mir diese Sorgen! Wenn es nämlich nicht hundertprozentig funktioniert - und das ist nach meiner Meinung absehbar -, läuft beim Geschäftsführer einiges daneben und DAS wird meine Probezeit nicht gerade versüßen, wenn ihr versteht.

Was ich kann ich also tun? Also mehr, als versuchen, mich so gut wie möglich in alles einzuarbeiten kann ich nicht. Ich bin kein Computer der alles sofort abspeichert und dann sofort fehlerlos ausführt! Und jedes gesprochene Wort bzw. jeden gesagten Hinweis kann man sich auch nicht notieren - dann müsste ich ganztags mit laufendem Diktiergerät unterwegs sein #augen. Zudem hat man bei uns auch gar nicht die Zeit, dauernd irgendwas nebenbei zu notieren, weil man eben sehr, sehr viel zu tun hat (Anrufe, laufender Publikumsverkehr, Emails, Faxe und somit ständige Umwälzung der Prioritäten).

Na, klar ... einerseits ist es sicherlich auch die normale Anfangspanik, die ich habe, aber andererseits ist es wohl verständlich, dass mir die Muffe geht, wenn ich daran denke, in vier Wochen einen Job zu schmeißen, der sonst von einer Dame gemacht wird, die das Ganze seit 26 Jahren managt ....

Wie würdet ihr euch verhalten?

VLG von Simone

Hallo,

hmmm - du bist in der Probezeit und sollst alles in 4 Wochen können? Dann darf die Probezeit eigentlich auch nur 4 Wochen gehen.

Bitte deine Kollegin, dir die wichtigsten Sachen gut zusammen zu fassen - in Listenform. Damit du drauf schauen kannst, wenn sie nicht da ist. Mehr fällt mir auch nicht ein.

Gruß Marion

Hallo Marion,

ja, ich hab sie z.B. schon gebeten, mir mal eine Liste mit den Namen, Positionen und Stationen der relevanten Personen (schätzungsweise 40-50?) zu geben, die die wichtigesten Ansprechpartner sind, mit denen unser Chef so zu tun hat. Damit ich zumindest lernen kann, wen ich wann zu welchen Terminen hinzubitten muss bzw. an wen ich mich zu wenden habe, wenn irgendetwas abzuklären ist. Aber das ist nur ein winziges Teilchen aus einem riesigen Berg #heul ....

Aber vielleicht hast du Recht. Ich werde sie noch einmal bitten, mir für ihren Urlaub alle wirklich wichtigen Themen dezidiert aufzunotieren. Danke für den Tipp #blume

LG von SImone

Hallo Simone,

na da hast Du ja einen guten Einstieg...

aber mach Dich nicht kirre!!

Tagsüber Stichpunkte, wichtiges notieren, die Zeit muss sein.

Abends dann für Dich noch mal eine Art Bericht verfassen, so bleibt vieles hängen.

Mir gings mal genauso, ich hatte drei Wochen bis die Kollegin aufhörte... EDV neu, Branche neu etc etc... Alleinkraft im Büro... Horror pur und im Nachhinein war es doch eher nicht so arg..

Und Fehler macht jeder mal... setz Dich nicht zu sehr unter Druck, so schwer es auch fällt..

LG
Mone

hallo simone!

ich kann dir sehr gut nachfühlen: habe am 02.01. auch eine neue stelle begonnen, meine probezeit geht 6 monate.
meine direkte vorgesetzte (meine position beinhaltet in erster linie die unterstützung deren arbeitsbereichs) ist eine, wie ich finde, äusserst anspruchsvolle person.
sie hat bisher immer wieder durchblicken lassen, dass ich dieses und jenes schon wissen müsse etc., ohne dass eine wirkliche Einarbeitung im eigentlichen sinne, d.h. ein theoretischer überblick über alle wichtigen infos statt gefunden hat. zu beginn habe ich mich auch verrückt gemacht, mittlerweile kann die dame mich mal gern haben!
ich mache alles so gut, wie ich es eben kann und denke nicht, dass fragen fehl am platze sind, im gegenteil.
ähnlich wie bei dir ist es auch bei mir so, dass ich mir nicht sofort alles merken kann, das ist nun mal so. naja, interessant wird es dann wohl zum ende der probezeit, mal sehen, welches feedback ich bekomme.
und wenn schon: dann bewerbe ich mich halt woanders.

du machst das schon! aber mach dich nicht verrückt: so wie jemand, der schon über 20 jahre erfahrung in seinem aufgabengebiet hat, kann man ja logischerweise gar nicht sein.

Wenn deine Kollegin sonst Urlaub hatte, ist sie doch sicher von jemandem vertreten worden.
Kannst du da keine Hilfe bekommen?

Hallo!

das schaffst Du schon - sag ich mal so...
bei mir war es ähnlich. Ich habe eine Arbeit bekommen - als Assistentin einer Projektmanagerin für ein ganzes Land (eine Firma). Sie war schwanger mit Zwillingen...
In fder Zeit versuchte sie mir alles zu zeigen.
Leider wurde die zeit noch knapper, als alle gedacht haben, denn in der 24 SSW hat sie Berufsverbot bekommen.
Von 1 Tag auf den anderen blieb ich alleine mit so vielen sachen auf dem Kopf und musste durch.
Es klappte aber sehr gut, bin jetzt schon 4 Monate alleine und am 22.4 geht meine Probezeit zu Ende.

Eo.

Ich hatte immer ein Arbeitsbuch.

Auf einer Seite kamen die laufenden Vorgänge rein, alles, woran ich im Laufe des Tages denken musste, wen ich weswegen anrufen musste, Termine usw.

Das Buch umgedreht - und ich hatte alle wichtigen Sachen da.
Wer hat welche Tel.-Nummer, sitzt wo und ist wann wegen welcher Sachen zu ereichen, technische Dinge, Arbeitsabäufe, was bedeutet was, geht wann wo hin usw.

Die Idee mit dem Diktiergerät ist doch gut!
Abends kannst du dann alles aufbereiten, was du tagsüber nicht aufschreiben kannst.

Das ist zu Beginn ein Haufen Arbeit, aber es lohnt sich!

Hallo Simone,

ich würde mir da an Deiner Stelle nicht den Kopf zerbrechen. Schreib Dir alles, was Du für wichtig erachtest raus. Ansonsten gehe ich davon aus, dass die Geschäftsführer wissen, dass Du neu bist.

Mich erinnert Deine Situation an mich, als ich noch Lehrling war. Meine Ausbilderin war plötzlich ständig krank und nicht da. Ich musste von heute auf morgen auch alles alleine machen. Das war die Zeit, in der ich am meisten dazu gelernt habe und absolut fit für den Job wurde.

Alles Gute
Anja

Hi Simone,

verstehe Deine Bedenken nicht wirklich. 4 Wochen sind meiner Meinung nach eine angemessene Einarbeitungszeit. Ich bin bisher in meinen Jobs erst einmal durch eine Vorgängerin eingearbeitet worden. Bei allen anderen Jobs (Auch GF-Sekretariat) hatte ich keine Einarbeitung. Ich konnte dann zwar jemanden anderen fragen, aber die jeweiligen Vorgängerinnen waren nicht mehr im Betrieb und so mußte ich mich selbst einarbeiten. War nie ein Problem.

Du wirst das schon schaffen.

LG, Anja

Hallo ihr Lieben :-),

erstmal vielen lieben Dank für eure aufbauenden Worte. Und sorry, dass ich nicht jeder von euch einzeln antworten kann #hicks ...

Ja, ich hoffe einfach mal, dass ich es wuppen werde. Heute habe ich mir Ausdrucke mit allen relevanten Namen, Tel's usw. gemacht und mir stets sichtbar auf den Tisch gepackt, mich selbst für den laufenden Postausgang eingeteilt (so lernt man die Verteilung und die entsprechenden Ansprechpartner auch sehr gut kennen) und von mir aus angeboten, sämtliche Kontakte/Verteilerlisten für Outlook zu erstellen (läuft derzeit noch über Eudora, ein anderes Programm; Outlook ist dort neu). Vielleicht bringt das ja schonmal was. Und ansonsten halte ich die Öhrchen steif und hoffe auf's Beste.

Eine weitere Vertretung gibt es leider nicht. Ich bin die Nachfolgerin von der einen Sekretärin, die jetzt in Rente geht und dann gibts halt nur noch die eine Kollegin, die nun in Urlaub fährt. Von daher müssen die Chefs mit mir Neuen Vorlieb nehmen und eben ein wenig Geduld & Nachsicht haben.

Mehr als mein Bestes geben kann ich halt auch nicht.

Danke nochmal fürs Zuhören und eure guten Ratschläge.

LG von Simone

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