Hallo liebe Sekretärinnen, Teamassistentinnen, etc.,
mich würde ja mal interessieren, wie bei euch so die Aufgaben im Job aussehen. Ich habe hier mal alles etwas zusammengetragen, wobei ich sagen muss, ich habe eigentlich einen sehr entspannten Job, wie man sieht, erlaubt dieser mir auch hier regelmäßig zu schreiben.
Nun interessiert mich: Was müsst ihr so machen? Seid ihr damit ausgelastet, ist es stressig oder eher ruhig? Mit was beschäftigt sich eure Firma?
Sekretariat / Empfang / Bürologistik
- Schriftverkehr/ Postausgang
-privat: Versand von Rechnungen an seine Krankenkasse
- Telefonzentrale
- Empfang & Bewirtung von Gästen
- Posteingänge bearbeiten, ggf. Vorlage beim Chef, oder Ablage
-
Terminkoordination (Termine für den Chef vereinbaren)
- Reiseorganisation (Flugbuchungen /-umbuchungen für den Chef über AirBerlin Pressebuchung)
- Erstellung von Präsentationsmaterial (Drucken und Binden)
- Pflege von Datenbanken, Kundendaten, Kontakten in Outlook
- Pflege und Weiterführung des Archivs/ der Ablage
- Materialversorgung im Büro (Bestellen von Büromaterial, Briefmarken, Getränken, Reinigungsmittel etc.)
- Ansprechpartner für Hausverwaltung, Reinigungsfirma, Werbeagentur, Steuerberater, Anwälte etc.
Veranstaltungsmanagement / auch Vorbereitung AR-Sitzung und HV
- Einladungsversand
- Ggf. Telefonisches Nachbearbeiten von Einladungen
- Verarbeitung von Anmeldungen
- Räumlichkeiten vorbereiten (z.B. Beamer aufstellen) / ggf. Catering
- Empfang der Gäste
- Aufbereitung von Veranstaltungsunterlagen, Protokollen
- Versand der Protokolle
- Ggf. Benachrichtigung des Bundesanzeigers bei Veränderungen im AR
Vorbereitende Buchhaltung
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Zahlungen von Rechnungen und Gehältern etc. über Bank online
- Erstellung von Ausgangsrechnungen (Quartalsweise und nach Bedarf)
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Mahnwesen
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (monatliche Zusendung der gesammten Belege)
- Kassenführung
- Auslagenabrechnungen/ Bewirtungsrechnungen
- Zusammenarbeit mit Lohndirekt für monatliche Lohnabrechnungen
Kunden
- Eröffnung von Konten/ Depots bei der Partnerbank AAB
- Verträge vorbereiten mit Abstimmung mit Chef
- Schriftverkehr
- Ablage
- Terminvereinbarungen
- Überwachung der Bestände (monatlich)
- Ausdruck und Versand von Quartalsberichten sowie Ablage auf dem Server
Ggf. Sekretariatsservice für Kunden
- Postbearbeitung
- Klärung offener Fragen
- Ablage
- Organisation individueller Anfragen
Computerkenntnisse
- Microsoft Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Internet Explorer
Vielen Dank für eure Antworten.
Liebe Grüße
Christina
An alle Sekretärinnen! Euer Aufgabengebiet?
Meins deckt sich in vielen Punkten mit deinem:
Sekretariat / Empfang / Bürologistik
- Schriftverkehr/ Postausgang
- Telefonzentrale
- Empfang & Bewirtung von Gästen
- Posteingänge bearbeiten
- Terminkoordination (Termine für den Chef vereinbaren)
- Reiseorganisation (Flugbuchungen /-umbuchungen, Mietwagen, Bahnbuchung für das ganze Team)
- Erstellung von Präsentationsmaterial (Drucken und Binden)
- Pflege von Datenbanken, Kundendaten, Kontakten in Outlook
- Pflege und Weiterführung des Archivs/ der Ablage
- Materialversorgung im Büro (Bestellen von Büromaterial, Briefmarken, Getränken, Reinigungsmittel etc.)
- Ansprechpartner für Hausverwaltung, Reinigungsfirma, Werbeagentur, Steuerberater, Anwälte etc.
Veranstaltungsmanagement / auch Vorbereitung AR-Sitzung, eigene Schulungen
- Einladungsversand
- Ggf. Telefonisches Nachbearbeiten von Einladungen
- Verarbeitung von Anmeldungen
- Räumlichkeiten vorbereiten (z.B. Beamer aufstellen) / ggf. Catering
- Empfang der Gäste
- Aufbereitung von Veranstaltungsunterlagen, Protokollen
- Versand der Protokolle
Vorbereitende Buchhaltung
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Zahlungen von Rechnungen und Gehältern etc. über Bank online
- Erstellung von Ausgangsrechnungen (Quartalsweise und nach Bedarf)
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Mahnwesen
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (monatliche Zusendung der gesammten Belege)
- Kassenführung
- Auslagenabrechnungen/ Bewirtungsrechnungen
- Zusammenarbeit mit Lohndirekt für monatliche Lohnabrechnungen
- Software testen (wir sind eine Software-Firma)
- Präsentationsfilme erstellen von unserer Software
- Umbauarbeiten etc. planen
- Firmenfeiern organisieren, Büro dekorieren etc.
- Geburtstagsgeschenke für alle Kollegen besorgen
- Newsletterversand
- Hardware verwaltung
- Kurierversand
Ich bin so zu 85% ausgelastet mal mehr, mal weniger
Hallo Christina,
sehr umfangreich, vielleicht erkennen andere, dass eine Sekretärin nicht den ganzen Tag nur Kaffee kocht und Kaffee trinkt. Leider ein blödes Vorurteil von einigen Leuten 
LG
Tanja
Hallo Tanja,
ich finde ja auch, dass über Sekretärinnen oftmals ein Bild herrscht, dass sie nur auf dem Stuhl im Büro sitzen und sich die Fingernägel lackieren, so ist das aber nicht.
Ich habe das riesige Glück einen netten und entspannten Chef zu haben, mein Job macht mir Spaß.
Aber auch von meinem Mann muss ich mir öfter anhören, du hast es gut, sitzt den gazen Tag im warmen Büro 
. Allerdings möchte ich auch nicht mit ihm tauschen, Handwerker im Winter wäre nichts für mich 
Liebe Grüße
Christina